Ser mais organizado(a) é uma das resoluções de ano novo mais comuns. E hoje trazemos diversas formas para você organizar aqueles documentos que só confundem a sua área de trabalho ou ocupam espaço no seu escritório.
Existem várias maneiras de organizar documentos, e a melhor opção dependerá do tipo de documentos que você tem e da finalidade da sua organização. Algumas dicas gerais incluem:
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Para documentos digitais:
Crie pastas e sub-pastas: crie pastas e sub-pastas para agrupar documentos relacionados. Por exemplo, você pode ter uma pasta chamada “Contratos” e criar sub-pastas para cada tipo de contrato, como “Contratos de trabalho” ou “Contratos de prestação de serviços”.
Use tags ou palavras-chave: adicione tags ou palavras-chave aos seus documentos para facilitar a busca. Por exemplo, se você tem um documento sobre uma reunião, pode adicionar as palavras “reunião”, “anotações” e “minutas” como tags.
Renomeie os arquivos: renomeie os arquivos de maneira significativa para facilitar a identificação de cada um. Por exemplo, em vez de “documento1.docx”, use um nome que descreva o conteúdo do documento, como “relatório de vendas 2020.docx”.
Use um software de gerenciamento de documentos: existem vários programas que ajudam a organizar documentos, como o Microsoft OneDrive ou o Google Drive. Esses programas permitem que você crie pastas e adicione tags ou palavras-chave para facilitar a busca.
Lembre-se de que a organização é uma tarefa contínua, então não se esqueça de revisitar periodicamente a sua estrutura de pastas e arquivos para garantir que ainda está funcionando para você.
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Para documentos em papel:
Crie pastas: utilize pastas para agrupar documentos relacionados. Você pode criar pastas para cada tipo de documento, como faturas, contratos, recibos, etc.
Utilize etiquetas: adicione etiquetas às pastas ou aos documentos para facilitar a identificação e a busca. Por exemplo, você pode etiquetar a pasta “Faturas” como “Faturas – Janeiro 2022”.
Classifique os documentos: classifique os documentos de acordo com a data ou o assunto. Por exemplo, você pode colocar todas as faturas do mês de janeiro em uma pasta e ordená-las cronologicamente.
Utilize pastas de arquivo: utilize pastas de arquivo para armazenar documentos que você não precisa acessar com frequência. Isso ajuda a manter a sua área de trabalho organizada e a encontrar os documentos que precisa rapidamente.
Faça cópias dos documentos importantes: faça cópias dos documentos mais importantes e mantenha uma cópia em outro lugar, como em um cofre ou em um local seguro fora da sua residência. Isso ajuda a proteger os seus documentos em caso de perda ou danos.
E lembre-se: é devagar que os bons atos se incorporam à sua rotina e se tornam hábitos. Não queira organizar todos os seus documentos de uma única vez e se sobrecarregue. Faça as coisas com calma e paciência, que mesmo que seja aos poucos, seu local de trabalho se tornará muito mais organizado!